Vidste du, at 80% af de problemer der er i din virksomhed i forhold til møder, skyldes 20% af deltagerne i ethvert givent møde? Det betyder altså, at hvis du er i stand til at identificere denne femtedel, så kan du gøre en betydelig forskel på kvaliteten af fremtidige møder.

Et af de typiske problemer er folk, der booker et mødelokale, og så aldrig dukker op. For personen der havde tænkt sig at holde dette møde, er det ikke rigtigt noget de tænker over: det er let bare at lade være med at møde op, og tænke at det er uden konsekvenser. Problemet er dog, at mødelokalet nu ikke kan benyttes af andre: og det kan altså betyde at et vigtigt møde udskydes unødvendigt, eller at folk er nødt til at bevæge sig hen i en anden bygning for at holde et møde, selvom der står et mødelokale tomt tæt på. Dette problem kan og bør løses ved, at informere folk om problemerne med at booke et mødelokale uden at bruge det. Udfordringen er, at studier gang på gang har vist, at bred udgivelse af information ikke har nær den samme undervisende effekt, som aktiv og individuel undervisning.

Så det der er brug for, for at løse sådan en situation, er et analyseværktøj der kan bruges til at identificere de personer, der bruger mødelokalerne på en uheldig måde. Når man har spottet de individer, der har tendens til at booke mødelokaler uden at bruge dem, kan man henvende sig direkte til dem. Nu er der ikke længere brug for fiktive eksempler eller generaliseringer: denne person kan uddannes med virkelige eksempler på, hvilke negative konsekvenser deres handlinger har. Det er desuden let at vise, hvordan en ændret adfærd – som eksempelvis at markere lokalet ledigt, så snart man finder ud af at et møde alligevel ikke skal afholdes – kan have en enormt positiv effekt på ens virksomhed og kolleger.

Jo før du går i gang med, at implementere analyseværktøjer og lignende processer, for at identificere de største møde syndere, jo hurtigere vil du begyndte at se en optimering. Denne optimering betyder ikke kun, at møder holdes hurtigere og mere effektivt: det vil også føre til gladere ansatte, da alting nu kører mere strømlinet og effektivt. Alle vinder reelt i sidste ende. Husk på, at selv synderne ofte ikke er klar over at deres handlinger har de negative konsekvenser de har, og at disse derfor også ofte vil sætte pris på at blive forklaret hvordan de kan gøre tingene bedre.

Alt for mange går og lave mikro-optimeringer på møder, og det er en skam, når man kan gøre så stor en forskel på alle møder i virksomheden, med et simpelt analyseværktøj og noget effektiv kommunikation.

comments (0)

Your email address will not be published.

You may use these HTML tags and attributes: <a href="" title=""> <abbr title=""> <acronym title=""> <b> <blockquote cite=""> <cite> <code> <del datetime=""> <em> <i> <q cite=""> <s> <strike> <strong>